Der Businessplan: Zahlen, Daten, Fakten

Fachbeitrag in der Beauty Forum (MEDICAL 05/2019)

Der Trend ist klar: Medical Beauty ist das Nonplusultra in der Kosmetikbranche. Viele selbständige Kosmetikerinnen wünschen sich nichts mehr, als selbst ein solch professionelles Fachinstitut ihr Eigen zu nennen. Doch der Weg dahin ist gepflastert von ein paar Hürden und Hindernissen. Wie Sie diese gut meistern, erfahren Sie in dieser Serie. Diesmal geht es um den Zahlenteil um Zahlen, Daten und Fakten!

 

Jetzt geht es um Zahlen, Daten und Fakten! In der letzten Ausgabe haben wir uns bereits umfangreich mit dem Textteil des Businessplans, der sogenannten konzeptionellen Gründungsplanung beschäftigt. Nun heißt es dieses Konzept auf ein solides betriebswirtschaftliches Fundament zu stellen. Ähnlich wie bei einem Hausbau verwenden Banker, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater tatsächlich Begriffe wie „Tragfähigkeit“, um einen Businessplan einzuschätzen. Den Zahlenteil, also die betriebswirtschaftliche Gründungsplanung als solides Fundament zu bezeichnen, ist demnach gar nicht so weit hergeholt. Es geht also nun endlich um die 5. W-Frage, nämlich das „Wie viel?“.

Leitfaden für den Zahlenteil

Versetzen wir uns gemeinsam in Ihren zukünftigen Investor und was er wohl gern in Ihrem Geschäftskonzept sehen möchte. Das ist in allererster Linie eine nachhaltige Unternehmung mit Wachstumspotenzial, die Ihre Lebenshaltung in absehbarer Zukunft ausreichend bis sehr gut finanzieren kann. Diese drei Punkte (Nachhaltigkeit, Wachstum, Lebenshaltung) nehmen Sie daher einfach als Leitfaden und bauen unser Zahlenwerk danach auf.

Für einen ordentlichen Businessplan müssen folgerichtig folgende Elemente zwingend in tabellarischer Form enthalten sein:

  1. Lebenshaltungskosten
  2. Kapitalbedarf
  3. Liquiditätsplan
  4. Rentabilitätsvorschau

Die Reihenfolge muss nicht unbedingt eingehalten werden, hat sich so aber recht gut bewährt. Da Sie zwangsläufig im Verlauf der Erstellung Ihrer Gründungsplanung ein wenig mit den Zahlen spielen müssen, empfehle ich Ihnen an dieser Stelle mit Programmen wir z.B. Microsoft Excel diese Tabellen zu erstellen und erst einmal ein wenig mit den Umsätzen, Kosten und Gewinnen „herumzuspielen“. Richtig eingerichtet übernimmt die Software dann die meisten Rechenoperationen, so dass man noch während der Planung bereits mögliche Ergebnisse sehen kann.

Es gibt hier eine gute Nachricht für alle, die mit diesen Programmen nicht ganz so sattelfest sind. Den Aufwand beim Erstellen solcher Planungstabellen können Sie deutlich minimieren, wenn Sie einfach zum Teil kostenfreie Vorlagen nutzen. Als Handwerksbetrieb empfehle ich Ihnen als erste Anlaufstelle Ihre Handwerkskammer. Alternativ stellt aber beispielsweise auch die IHK Oberbayern (www.muenchen.ihk.de/businessplan) solche Vorlagen im Internet zum Download bereit. Diese ist bereits mit allen Formeln tabellenblattübergreifend ausgestattet, so dass Sie meist nur noch den Anweisungen darin folgen und die jeweiligen Zahlen eintragen müssen.

Nachdem Ihnen jetzt die nötigen Arbeitsmittel zur Verfügung stehen, tragen wir nun alle bisher recherchierten Zahlen an der richtigen Position ein. Wie bei einem Haus beginnen Sie dabei bei dem Geldbetrag, der mindestens für Sie übrigbleiben muss.

Lebenshaltungskosten

In diese Tabelle gehören alle Ausgaben, die für Sie privat anfallen. Dazu gehören Miete, Nebenkosten, Versicherungen, Krankenkasse, Altersvorsorge, Kfz-Kosten (wenn Sie einen privaten Pkw unterhalten), aber auch durchschnittliche Kosten für Lebensmittel sowie privater Rücklagen für z.B. Urlaub, Kleidung und Freizeit. Zusätzlich wird auch hier die voraussichtliche Einkommenssteuer erfasst, da es sich dabei nicht um eine Betriebsausgabe handelt, sondern sie auf Ihr privates Einkommen anfällt. Ziehen Sie von Ihren privaten Lebenshaltungskosten Versicherungen zur Gesundheitsvorsorge & Einkommensabsicherung ab, wie z.B. Krankenversicherung, Haftpflicht-, Unfall-, Berufsunfähigkeits- oder Rentenversicherung und nur auf den Rest wird die Einkommenssteuer berechnet. Als Unterstützung bietet das Bundesministerium der Finanzen hierfür ein einfaches Online-Tool für die Berechnung (www.bmf-steuerrechner.de).

Die Summe dieser privaten Plankosten stellt Ihren Unternehmerlohn dar und damit die unterste Grenze, was Ihr Medical-Beauty-Institut an Gewinn (Umsatz abzüglich aller Betriebskosten) erwirtschaften muss. Arbeiten Sie hier mit realistischen Beträgen. Spartanisch niedrige Lebenshaltungskosten zeigen nicht Ihre Sparsamkeit, sondern dass Sie im Bedarfsfall nicht über notwendige Rücklagen verfügen können. Zu hoch sollte der Unternehmerlohn jedoch auch nicht sein, denn auch das kann Fragen zur Glaubwürdigkeit Ihres gesamten Konzepts aufwerfen.

Kapitalbedarf

Die geschäftliche Ausrichtung zum Medical-Beauty-Institut zu schaffen, kostet Geld. Und wenn es wirklich überzeugend sein soll, kostet es sogar noch mehr Geld. Mit dem Kapitalbedarfsplan erfassen Sie alle Investitionen und Gründungs- bzw. Erweiterungskosten, die voraussichtlich auf Sie zukommen werden. Im Vorfeld haben Sie bereits Angebote für den Umbau, die neue Einrichtung, die Startinvestition für ein neues Kosmetik-Depot sowie die notwendige Behandlungstechnik eingeholt. Aber auch Ausgaben für Beratung (Steuerberater, Rechtsanwalt, Unternehmensberater), Marketing und weitere Betriebsmittel für einen erfolgreichen Start spielen hier eine Rolle. Diese Werte tragen Sie nun in den Kapitalbedarfsplan ein. Achten Sie darauf, lieber etwas zu mehr einzutragen, um zwischenzeitliche Preiserhöhungen oder Anbieterwechsel zu berücksichtigen.

 

Praxis-Tipp:

Ein Experte für Baurecht hat mir einmal gesagt, dass man gerade bei Baumaßnahmen im Schnitt ein Sicherheitspolster von ca. 20% des Angebots für Unvorhergesehenes einplanen sollte. Ist das nicht eingeplant, müssten Sie es im Fall des Falles nachträglich noch irgendwo auftreiben. Das ist meist aufwändiger und teurer.

 

Darüber hinaus planen Sie bitte zusätzlich ein Sicherheitspolster zur Finanzierung Ihres Unternehmerlohns für die Anlaufphase ein. Erfahrungsgemäß werden viele Ihrer bisherigen Kunden den Wechsel zu deutlich höheren Behandlungskosten nicht so einfach mitmachen. Es ist also zu erwarten, dass Ihr Umsatz nach der Wandlung zum Medical-Beauty-Institut erst einmal zurückgeht. In dieser Phase (genannt Anlaufphase) müssen Sie nicht nur Ihre privaten Verbindlichkeiten bezahlen können, sondern zudem noch Geld in Werbung zur Gewinnung von kaufkräftigen Neukunden investieren. Je nach Alter des bisherigen Unternehmens und Ertragslage plant man im Schnitt etwa mit etwa 3 bis 12 Monaten Anlaufphase.

Nachdem Sie alle Kosten und Investitionen erfasst haben, stellt sich nun die Frage nach Ihren Eigenmitteln. Das heißt, wie viel des benötigten Kapitals haben Sie vielleicht schon auf dem Konto zur Verfügung? Haben Sie andere Finanzierungsquellen, wie z.B. Freunde oder Familie, die einen Teil des benötigten Kapitals zinsfrei leihen könnten?

Tragen Sie also diese zur Verfügung stehenden Eigenmittel ebenfalls in die Tabelle „Kapitalbedarfsplan“ ein. Die meisten prüfenden Banker sehen es gern, wenn diese Eigenmittel etwa 10 bis 20% Ihres Kapitalbedarfs betragen. Im Ergebnis erhalten Sie nun den Betrag, welchen Sie voraussichtlich als Fremdkapital, also als Darlehen bzw. Kredit von einer Bank benötigen.

Die nun folgenden Liquiditäts- und Rentabilitätspläne dienen im Grunde genommen dem Zweck, Ihren meist branchenfremden Investoren zu beweisen, dass Sie einen Kredit in Höhe des benötigten Kapitals auch zurückzahlen können.

Liquiditätsplan

Der Liquiditätsplan ist im Planungsprozess nicht viel mehr als der sprichwörtliche „Blick in die Kristallkugel“. Hier werden voraussichtliche monatliche Umsätze und Kosten für die ersten 12 Monate und die folgenden zwei Geschäftsjahre gegeneinander gerechnet. Das ist insofern schwierig, weil man ja nie genau weiß, wie viele Kunden mit wie viel Umsatz tatsächlich ins Institut kommen. Ganz oben in der Tabelle wird der Anfangsbestand Ihres Betriebsvermögens eingetragen. In den darauffolgenden Monaten kommt an diese Stelle Ihre „Liquiditätsüber- bzw. -unterdeckung“, also der Gewinn abzüglich Ihres Unternehmerlohns hinein. Das bereits angesprochene Businessplan-Tool der IHK Oberbayern macht das beispielsweise automatisch durch eine hinterlegte Formel.

Darunter werden ähnlich wie bei einer betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) alle Erlöse und weiter unten die anfallenden Betriebskosten pro Monat eingetragen. Am unteren Ende der Tabelle steht dann praktisch der Gewinn, welcher häufig auch als Liquiditätssaldo bezeichnet wird. Damit ist also die Summe Ihrer liquiden (flüssigen) Geldmittel gemeint, die nach Abzug aller Kosten übrigbleibt. Mit den nächsten Planmonaten sollten sich die Umsätze und Gewinne sichtbar erhöhen. Jedoch ist es erfahrungsgemäß schwierig, am Anfang einer Planung eine realistische monatliche Umsatz- und Gewinnsteigerung festzulegen. Schließlich sind diese direkt abhängig von der Zahl Ihrer Neukunden und Behandlungen, die Sie mit Ihrem neuen Geschäftsmodell erreichen. Und woher soll man das jetzt schon wissen?

Praxis-Tipp:

Sie haben durch Ihre bisherige Tätigkeit bereits Erfahrungen, wie viele Kunden Sie pro Tag und Monat behandeln können. Tragen Sie daher erst einmal für alle Monate und Jahre die voraussichtlichen Kosten ein. Kalkulieren Sie bitte damit, dass einige Kosten üblicherweise pro Jahr um ca. 3 bis 5% steigen. Anschließend legen Sie einen Wunschumsatz pro Behandlung fest. Schauen Sie sich dafür Ihr zukünftiges Angebot an und errechnen Sie einen durchschnittlichen Umsatz pro Termin. Das könnten z.B. 150 € für einen Kunden sein, der 1,5 bis 2 Stunden Ihrer Zeit beansprucht. Bei einem 8-Stunden-Tag können Sie demnach allein etwa 5 Kunden behandeln. Wenn Sie also z.B. 5 Tage pro Woche geöffnet, keine Angestellten haben und zu Beginn vielleicht nur zu 20% ausgelastet sind, entspricht das 20 Behandlungen mit einem Brutto-Umsatz (inklusive Mehrwertsteuer) im ersten Monat von 3.000 €. Durch Terminverschiebung und –absagen sollte man erfahrungsgemäß mit einer realistischen Maximalauslastung von ca. 80% kalkulieren. Im besten Fall z.B. letzten Monat des ersten Geschäftsjahres würden Sie hiernach also rund 80 Behandlungen pro Monat mit einem Gesamtumsatz von 12.000 € erreichen. Realistischerweise können Sie aber auch im ersten Jahr mit einer Steigerung der Auslastung bis etwa 60% kalkulieren, was 9.000 € Brutto-Umsatz entspricht.

 

Vom ersten bis zum 12. Monat des ersten Planungsjahres könnten Sie diese Steigerung nun schrittweise in die monatlichen Erlöse des Liquiditätsplans eintragen. Beachten Sie dabei, dass die Kosmetikbranche meist saisonalen Umsatzschwankungen unterliegt. So sind die Monate Februar, Juli und August meist umsatzschwächer als der Rest des Jahres. Gleichermaßen heben sich die Monate April, Mai, Oktober und Dezember meist als deutlich umsatzstärker hervor. Planen Sie diese Schwankungen ruhig mit ein, denn das beweist Ihre Erfahrungen und lässt Ihre Planung noch realistischer wirken.

Praxis-Tipp:

Haben Sie keine Angst davor, wenn in den ersten Monaten bei Ihrem Gewinn ganz unten ein negatives Ergebnis herauskommt. Genau für diesen Fall haben Sie ja im Kapitalbedarfsplan ein Sicherheitspolster für die Anlaufphase einkalkuliert.

Rentabilitätsvorschau/-plan

Diese Übersicht soll den Investoren einen Eindruck vermitteln, wie schnell Ihr neues Medical-Beauty-Institut „rentabel“ arbeitet, also wie Sie das Wachstumspotenzial einschätzen und wie schnell es sich zu einem gewinnorientierten Wirtschaftsunternehmen entwickelt. Dazu wird in der heutigen schnelllebigen Zeit ein strategischer Betrachtungszeitraum von drei bis fünf Jahren festgelegt. Da Prognosen immer ungenauer werden, je weiter man in die Zukunft plant, reicht in Businessplänen üblicherweise ein Zeitraum von drei Jahren.

Sehr ähnlich wie beim Liquiditätsplan werden hier als Jahresübersicht für das erste bis dritte Geschäftsjahr die Umsätze und Betriebskosten gegenübergestellt. Beachten Sie auch hier, dass von Jahr zu Jahr ein steigender Umsatz gern gesehen wird. Arbeiten Sie bitte mit realistischen Steigerungen wie z.B. 10 bis max. 30% in den ersten Jahren. So könnten Sie z.B. ab dem zweiten Geschäftsjahr mit einer zusätzlichen Angestellten kalkulieren. Das erhöht entsprechend Ihre Personal- und Materialkosten, ermöglicht Ihnen aber auch höhere Umsätze durch eine Arbeitskraft, die z.B. weitere 20 bis 80 Behandlungen pro Monat realisieren kann.

Add-On: Break-Even-Rechnung

Wenn Sie Ihre zukünftigen Geldgeber beeindrucken wollen, fügen Sie in Ihre betriebswirtschaftliche Gründungsplanung eine Seite mit einer Break-Even-Rechnung ein. Als Break-Even-Point (BEP) bezeichnet man die sogenannte Gewinnschwelle. Es ist der Punkt, an dem sich Umsatz und alle Kosten aufheben. Als Ergebnis kommt eine sogenannte „schwarze Null“ heraus. Zu den relevanten Kosten gehören die fixen Betriebskosten, die variablen Kosten pro Behandlung und der Vollständigkeit halber auch die persönlichen Lebenshaltungskosten. Schließlich soll das Unternehmen Sie ja nachhaltig versorgen können. Auf diese Weise erkennen Investoren auf den ersten Blick, ab welcher Umsatzgröße Ihr Unternehmen Gewinn erzielen wird. In Verbindung mit dem Liquiditäts- und Rentabilitätsplan lässt sich dann sehr leicht nachvollziehen, ab welchem Planmonat Sie diesen Break-Even-Point erreicht haben wollen und über welches Wachstumspotenzial Ihr Medical-Beauty-Institut darüber hinaus verfügt.

 

Die Erstellung der Betriebswirtschaftlichen Gründungsplanung erfordert Fingerspitzengefühl und Geduld. Selbst Fachleute benötigen meist einige Tage, um eine solche solide Planung zu erstellen. Für Privatpersonen spricht man in der Regel von etwa 1 bis 2 Wochen für den Textteil und bis zu 3 Wochen für die betriebswirtschaftliche Planung. Nehmen Sie sich die Zeit und machen Sie es lieber richtig. Denn sitzen Sie erst einmal in einem Bankgespräch, gibt es für den ersten Eindruck keine zweite Chance.

 

© Autor: Thomas Pretschner