Zeit für Kassensturz

Fachbeitrag für KOSMETIK INTERNATIONAL (GUT ZU FUSS 01/2018)

Abrechnungs-, Verwaltungs- und Buchungssysteme waren früher etwas für Großunternehmen. Heute sie auch oft für kleine Firmen unverzichtbar und hilfreich.

 

Für jeden, der sich mit Abrechnungs-, Verwaltungs- und Buchungssystemen zur Unterstützung bei der Buchhaltung und Unternehmensführung auseinandersetzen soll, ist das Thema Fluch und Segen zugleich. Was im ersten Moment ziemlich trocken daherkommt und womöglich nach "Rache des Fiskus" klingt, ist bei genauerer Betrachtung aber eher eine echte Goldgrube - Grundlage für Wachstumsmöglichkeiten und Chance für das eigene Unternehmen. Voraussetzung: Man muss gewillt sein, sich damit tiefergehend zu beschäftigen. Dazu möchte ich Sie hiermit einladen.

"Kasse und Kassensysteme" sind immernoch häufig im Gespräch. Der Grund liegt hier in den verschärften Anforderungen bei der Buchführung bei Bargeschäften, insbesondere der Aufbewahrung digitaler Unterlagen. Entsprechende Regelungen sind mit dem 01.01.2017 in Kraft getreten und überraschten damit zahlreiche Geschäftsinhaber. Dabei kam diese Änderung keinesfalls plötzlich.

 

Nach der Übergangsfrist

Denn die besagten Grundsätze sind eigentlich bereits mit der Veröffentlichung des Schreibens des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 26.11.2010 in Kraft, es wurde lediglich eine "Schonfrist" bis 31.12.2016 festgelegt. Sie sollte allen Unternehmern die Möglichkeit bieten, innerhalb dieser mehr als sechs Jahre ein neues zukunftsorientiertes Kassen- bzw. Buchführungssystem einführen zu können, welches die nunmehr endgültigen Anforderungen erfüllt. Leider nutzten auch in der Kosmetikbranche viel zu wenige Unternehmer/innen diese Zeit für die Einführung eines neuen oder aufgerüsteten Systems.

Aus meinem Coaching-Alltag weiß ich, dass sich der allgemeine Umgang mit dem Thema Buchführung und Rechnungswesen in der Kosmetikdienstleistungsbranche hier grob in drei Lager teilt: die Nutzer der „offene Ladenkasse“, die von Registrierkassen und die von PC-Kassen.

 

Handschriftlich fixiert

Ein überraschend großer Teil von Kosmetikerinnen sind die Verfechter der sogenannten „Offenen Ladenkasse“: Geldkassette oder Portemonnaie - und daneben das handschriftlich geführte Kassenbuch, in das alle Vorgänge, Ein- und Ausgaben eingetragen werden. Hier werden Kunden meist in gedruckten Karteikarten geführt und handschriftliche Notizen dokumentieren die durchgeführten Behandlungen sowie die gekauften Produkte.

Interessanterweise sind diese Unternehmer von den aktuellen Änderungen kaum betroffen. Denn die verschärften Grundsätze gelten für Bücher, Unterlagen und Aufzeichnungen (im Sinne § 147 Abs. 1 AO), die mithilfe eines elektronischen Datenverarbeitungssystems erstellt wurden.

Wenn Sie jetzt bereits freudig in die Hände klatschen, möchte ich zur Vorsicht mahnen. Sie können nur gemeinsam mit Ihrem Steuerberater sicherstellen, ob Ihre Buchführung tatsächlich dem aktuellen Stand des Gesetzes entspricht bzw. was die Änderungen für Ihr Unternehmen im Einzelnen bedeuten. Das Lesen dieses Beitrags reicht da keinesfalls.

 

In Richtung Zukunft

Sind handschriftlich geführte Kassenbücher in der heutigen Zeit wirklich noch erstrebenswert? Haben Sie mit Ihrem Kosmetikstudio auf diese Weise eigentlich überhaupt eine Chance, ein großes und solides Unternehmen zu werden? Dazu ein kleines Beispiel: Stellen Sie sich einfach einmal vor, Sie hätten zwei Mitarbeiterinnen und würden gern nebenbei noch Pflegeprodukte über einen Onlineshop verkaufen. Spätestens jetzt kommen Sie um elektronische Datenverarbeitungssysteme gar nicht mehr herum.

 

Ausreichend Optionen?

Kommen wir zum Nutzen elektronischer Registrierkassen. Diese Systeme sind meist vergleichsweise günstig in der Anschaffung, haben aber klare Grenzen. Aber beim Leistungsumfang stoßen viele Unternehmer hier schnell an Grenzen, wenn es um das Einhalten der betreffenden Vorgaben geht. Das beginnt schon beim Kassenbon und Journal in Papierform, welche meist nur ausgedruckt, jedoch nur selten einzeln gespeichert werden können. Zudem erhält man beim Tagesabschluss meist nur einen sogenannten Z-Bon, der zwar die Vorgänge des Tages verdichtet wiedergibt, aber nur selten Einzelaufzeichnungen realisieren kann. Genau diese Punkte sind jedoch Grundanforderungen nach der neuen Vorschrift.

Wer über eine solche elektronische Registrierkasse verfügt, sollte unbedingt und im Idealfall gemeinsam mit seinem Steuerberater eine Bestandsaufnahme machen. In manchen Fällen bieten die Hersteller aufgrund dieser geänderten Anforderungen Systemerweiterungen an, die vergleichsweise schnell und preisgünstig umsetzbar sind. Aber nicht in jedem Fall sind solche Erweiterungen auch wirklich sinnvoll. Gerade wenn Sie mit Ihrem Unternehmen auf Wachstumskurs sind, ist zukünftig ein deutlicher Anstieg an Einzelbuchungen zu erwarten. Diese müssen alle lückenlos protokolliert, auf Anfrage auswert- und lesbar gemacht sowie über einen langen Zeitraum verlustsicher gespeichert werden müssen.

 

Leistungsstarke Systeme

Es könnte also durchaus clever sein, auf ein System mit ausreichend Erweiterungsmöglichkeiten und technischen Kapazitätsreserven umzusteigen. Damit kommen wir zu den PC-Kassen-Nutzern. Die Arten dieser Kassen sind mannigfaltig, aber zumeist handelt es sich um einen PC oder einen Laptop mit einer entsprechenden Kassensoftware. Man spricht hier häufig auch von sogenannten „offenen Systemen“, da Hard- und Software getrennt voneinander bezogen werden können, wodurch den Erweiterungsmöglichkeiten des bestehenden Systems kaum Grenzen gesetzt sind. Allerdings sind diese Systeme auch anfälliger für Sicherheitslücken, Ausfälle und Datenverluste.

 

Sicherer, aber teurer

Bei den „geschlossenen Systemen“ (meist mit Touchscreen, vergleichbar mit einer PC-Kasse wie etwa im Baumarkt) muss alles von einem Händler bezogen werden. Hier ist die Daten- und Ausfallsicherheit deutlich höher, aber eben auch die Kosten. Die neuen Anforderungen sind in der Regel deutlich einfacher einzuhalten als bei den vorab beschriebenen Registrierkassen. Die PCs verfügen oft bereits über ausreichend Speicherplatz, außerdem können externe Speichermedien unkompliziert hinzugefügt werden. Die Frage der Hardware wäre also geklärt.

Die nächste Hürde wäre die Kassensoftware. Im Laufe Ihrer Selbständigkeit sicher schon zahlreiche Systeme kenngelernt, die alle ihre Vor- und Nachteile haben. Viele haben sich auf die Friseur-, Kosmetik- und Fußpflege-Branche spezialisiert. Aber auch Programme, denen diese Spezialisierung fehlt, z.B. "WISO mein Büro", können durchaus für Sie richtig sein.

 

Je nach Bedürfnis

Entscheidend sind Ihre persönlichen Erwartungen an das System. Achten Sie z.B. darauf, dass der Programmaufbau für Sie einfach und möglichst selbsterklärend ist. Dass die Software regelmäßig aktuelle Updates erhält (im Idealfall bereits im Preis inklusive), damit Ihr System nach rechtlichen und technischen Maßstäben möglichst immer auf dem neusten Stand ist.

Im Bedarfsfall, z.B. bei Unklarheiten, sollten Sie schnell und unkompliziert Hilfe bekommen. In meinem Arbeitsalltag habe ich häufig erlebt, dass sich eine innere Ablehnung gegen das Programm einstellt, wenn man solche Unklarheiten auf die "lange Bank" schiebt. Zeitaufwendige Folgeprobleme sind dann meist nicht mehr zu vermeiden.

Bisher mag alles nach einer Menge Pflicht und Zwang geklungen haben. Dabei gibt es viele erfolgreiche Unternehmen, die entsprechende Programme als perfekte Unterstützung betrachten. Mehr noch: Kaum eine Firma konnte erfolgreich werden, ohne die Vorteile einer solchen Software zu nutzen. Also: Wie können Sie selbst davon konkret in der Praxis profitieren?

 

Den Nutzen im Blick

Lassen Sie uns die PC-Kassensysteme jetzt also nicht als lästige Pflicht betrachten, sondern tatsächlich als unterstützenden Partner in Ihrem Alltag. Dann zeigt sich, dass ein gut gewähltes Kassensystem Dinge quasi nebenher leisten kann, die bares Geld wert sind.

Um den vollen Umfang ausschöpfen zu können, müssen Sie allerdings sicherstellen, dass Ihre gewählte Software ein Verwaltungssystem für das sogenannte CRM enthält. CRM steht für „Costumer-Relationship-Management“ und bedeutet Kunden-Beziehungsmanagement. Es geht also um ein Tool für die optimale Kundenpflege.

Im Folgenden nenne ich Ihnen beispielhaft einige Vorteile eines gut gewählten Kassenprogramms mit CRM – und zeige Ihnen auf, wie sich die tägliche Arbeit erleichtern lässt.

 

Alle Kundenwünsche auf einen Tastenklick:

Wie wäre es, wenn Sie auf Knopfdruck sehen können, welche Behandlung Ihre nächste Kundin zu welcher Zeit (Saison) am liebsten hat, wann sie das letzte Mal Ihre Heimpflege gekauft hat und wie viel Geld sie üblicherweise pro Termin bei Ihnen lässt. In einem professionellen Kassensystem mit CRM werden alle Daten Ihrer Kunden (etwa Adresse, Telefonnummer und Geburtsdatum) gespeichert und Käufe dann beim Kassiervorgang direkt der sogenannten History („Kundengeschichte“) zugeordnet. Wenn Sie einen bestimmten Kunden aufrufen, können Sie seinen gesamten Behandlungsverlauf auf einen Blick mit Datum, Behandlung, Heimpflege-Präparate und Preis nachvollziehen. Nicht selten wissen Sie da schon mehr, als der Kunde selbst.

Auf diese Weise können Sie auch ganz einfach unterschiedliche Kundengruppen zusammenstellen, die zu einer bestimmten Zeit ähnliche Behandlungen und Produkte bevorzugen. Vorteil: Das spart Geld für unnötige Streuwerbung und kann Ihnen Umsätze in schwachen Monaten sichern.

 

Klappern fürs Geschäft

Werbemaßnahmen ohne großen Aufwand:

Die meisten Systeme verfügen über recht einfache Anbindungen zu Schreibprogrammen, etwa Word. Da die Kundendaten ohnehin in der Datenbank des Systems gespeichert sind, können damit sehr unkompliziert Serienbriefe oder -Emails erstellt sowie direkt gedruckt bzw. versendet werden. Damit reduziert sich der Zeitaufwand für solche Kommunikationsmaßnahmen erfahrungsgemäß um Stunden im Vergleich zum klassischen Karteikarten-System.

 

Erinnerung an Kunden-Geburtstage

Kunden beim nächsten Termin direkt mit einem kleinen Blumengruß, einer kleinen Sondergröße eines Pflegepräparats als Geschenk, einem Extra zur Behandlung zu überraschen (z.B. einer Massage) oder sich mit einer hübschen Glückwunschkarte in Erinnerung bringen – so etwas stärkt die Kundentreue mehr, als Sie denken. Und es ist alles andere als „Hexenwerk“. Denn die Kundendatenbank enthält neben den Adressdaten eben auch das Geburtsdatum. Ein kleines Erinnerungsfenster beim morgendlichen Start des Programms steht nicht selten bereits zur Verfügung und kann von Ihnen für nette Kleinigkeiten für die Kunden genutzt werden.

 

Das Wichtige auf Lager 

Volle Kontrolle bei der Warenlagerführung:

Wie oft kommt es vor, dass man als Fußpfleger mitten im Alltagsstress Ware eingekauft hat, die man gar nicht so einfach los wird? Das lässt sich recht einfach umgehen, indem man sich anschaut, welche und wie viele Pflegeprodukte in welchem Zeitraum tatsächlich verkauft wurden. Auf diese Weise konzentriert man sich klar auf die Präparate, die man sehr schnell wieder zu Geld machen kann. Denn alles andere wäre nur unnötig gebundenes Kapital, oder? Für genau solche Planungen sind oftmals bereits enthaltene Analysen und Berichte der Kassensoftware da.

Sie sind überzeugt und möchten nun dauerhaft mit einem neuen System arbeiten? Dann empfehle ich Ihnen zuerst ein Gespräch inklusive Bestandsaufnahme mit Ihrem Steuerberater und danach eine gründliche Prüfung unterschiedlicher Systeme, auf die Sie zurückgreifen können.

 

© Autor: Thomas Pretschner

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