Kassensysteme als Chance für den Fortschritt

Fachbeitrag für KOSMETIK INTERNATIONAL (06/2017)

Abrechnungs-, Verwaltungs- und Buchungssysteme waren früher nur was für große Firmen. Heute sind sie meist auch für Kleinstunternehmen unverzichtbar und bieten großes Potenzial.

 

Früher waren sie nur etwas für große Unternehmen, heute sind sie zum Teil sogar in Kleinstunternehmen nicht mehr wegzudenken. Für jeden, der sich mit ihnen auseinandersetzen darf sind sie meist ebenso Fluch wie Segen; gleichermaßen Grund für graue Haare wie für verzückte Lobeshymnen. Die Rede ist von Abrechnungs-, Verwaltungs- und Buchungssystemen zur Unterstützung bei Buchhaltung und Unternehmensführung.

Was im ersten Moment wie ein unglaublich trockenes Thema und bestenfalls nach der sprichwörtlichen „Rache des Fiskus“ klingt, ist bei genauerer Betrachtung eine echte Goldgrube an Wachstumsmöglichkeiten und Chancen für das eigene Unternehmen. So man gewillt ist, sich einmal etwas tiefer damit zu beschäftigen.

Dazu möchte ich Sie hiermit einladen.

Aber warum ist eigentlich das Thema „Kasse und Kassensysteme“ zurzeit so sehr in aller Munde? Der Grund liegt hier in den verschärften Anforderungen bei der Buchführung bei Bargeschäften, insbesondere der Aufbewahrung digitaler Unterlagen. Diese Grundsätze traten mit dem 01.01.2017 in Kraft und schockierten mit ihrer scheinbaren Plötzlichkeit zahlreiche Unternehmer und Geschäftsinhaber. Dabei war diese Änderung keinesfalls plötzlich und in etwa so unvorhersehbar, wie das jährliche Weihnachtsfest. Denn die besagten Grundsätze sind eigentlich bereits mit der Veröffentlichung des Schreibens des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 26.11.2010 in Kraft, es wurde lediglich eine "Schonfrist" bis 31.12.2016 festgelegt. Sie sollte allen Unternehmern die Möglichkeit bieten, innerhalb dieser mehr als sechs Jahre ein neues zukunftsorientiertes Kassen- bzw. Buchführungssystem einführen zu können, welches die nunmehr endgültigen Anforderungen erfüllt. Leider nutzten auch in der Kosmetikbranche viel zu wenige Unternehmer/innen diese Zeit für die Einführung eines neuen oder aufgerüsteten Systems.

 

Was geht noch, was nicht?

 

Aus meinem Coaching-Alltag weiß ich, dass sich der allgemeine Umgang mit dem Thema Buchführung und Rechnungswesen in der Kosmetikdienstleistungsbranche hier grob in drei Lager teilt: die Nutzer der „offene Ladenkasse“, die von Registrierkassen und die PC-Kassen-Benutzer.

Ein überraschend großer Teil der Kosmetiker/innen sind die Verfechter der sogenannten „Offenen Ladenkasse“. Also der Geldkassette oder Portemonnaie und daneben das handschriftlich geführte Kassenbuch, in das alle Vorgänge, Ein- und Ausgaben eingetragen werden. In diesen Unternehmen werden auch alle Kunden meist nur in gedruckten Karteikarten geführt und handschriftliche Notizen dokumentieren mehr oder weniger umfangreich die durchgeführten Behandlungen sowie die gekauften Produkte. Interessanterweise sind diese Unternehmer von den aktuellen Änderungen ab 2017 kaum betroffen, denn die verschärften Grundsätze gelten für Bücher, Unterlagen und Aufzeichnungen (im Sinne §147 Abs. 1 AO), die mit Hilfe eines elektronischen Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind.

Mehr noch, bei genauerer Betrachtung könnte man meinen, dass die verschärften Grundsätze eigentlich sicherstellen sollen, dass elektronischen Buchführungssysteme zukünftig ebenfalls Unterlagen generieren sollen, die ähnlich unveränderbar und sicher vor Manipulationen sind, wie es bei einer handschriftlichen Kassenbuchführung üblich ist.

Ich kann mir sehr gut vorstellen, dass der eine oder andere Leser an dieser Stelle bereits freudig in die Hände klatscht, aber ich mahne zur Vorsicht. Zum einen können Sie wirklich nur im gemeinsamen Gespräch mit Ihrem Steuerberater sicherstellen, ob Ihre persönliche Buchführung tatsächlich dem aktuellen Stand des Gesetzes entspricht bzw. was die Änderungen für Ihr Unternehmen im Einzelnen bedeuten. Das Lesen dieses Beitrags reicht da keinesfalls. Und zum anderen: Ist das handschriftliche Führen von Kassenbüchern in der heutigen Zeit wirklich erstrebenswert? Haben Sie mit Ihrem Kosmetikstudio auf diese Weise eigentlich überhaupt eine Chance, ein großes und solides Unternehmen zu werden?

Ein kleines Beispiel am Rande: Stellen Sie sich einfach einmal vor, Sie hätten zwei Mitarbeiterinnen und würden gern nebenbei noch Pflegeprodukte über einen Onlineshop verkaufen. Spätestens jetzt kommen Sie um elektronische Datenverarbeitungssysteme gar nicht mehr herum.

Aber kommen wir zur nächsten Kategorie, der Nutzer elektronischer Registrierkassen. Hier wird es schon deutlich schwieriger. Zwar sind diese Systeme meist vergleichsweise günstig in der Anschaffung, aber beim Leistungsumfang stoßen viele Unternehmer hier schnell an Grenzen, wenn es um das Einhalten der betreffenden Vorgaben geht. Das beginnt schon beim Kassenbon und Journal in Papierform, welche meist nur ausgedruckt, jedoch nur selten einzeln gespeichert werden können. Einfach weil die meisten dieser Systeme noch gar nicht über einen entsprechenden integrierten Speicher oder die notwendigen Erweiterungsmöglichkeiten verfügen. Darüber hinaus erhält man bei Tagesabschluss meist nur einen sogenannten Z-Bon, der zwar die Vorgänge des Tages in verdichteter Form wiedergibt, aber nur selten Einzelaufzeichnungen realisieren kann. Genau diese beiden Punkte der Einzelaufzeichnung aller Vorgänge sowie die verlustfreie Speicherung von unveränderbaren Einzeldaten über einen Zeitraum von 10 Jahren, die praktisch jederzeit verfügbar und unverzüglich auswertbar gemacht werden müssen, sind jedoch Grundanforderungen nach der neuen Vorschrift. Wer über eine solche elektronische Registrierkasse verfügt, sollte unbedingt und im Idealfall gemeinsam mit seinem Steuerberater eine Bestandsaufnahme machen.

 

Zukunftsorientiert denken

 

In manchen Fällen bieten die Hersteller aufgrund dieser geänderten Anforderungen Systemerweiterungen an, die vergleichsweise schnell und preisgünstig umsetzbar sind. Aber nicht in jedem Fall sind solche Erweiterungen auch wirklich sinnvoll. Denken Sie hier bitte zukunftsorientiert! Gerade wenn Sie mit Ihrem Unternehmen auf Wachstumskurs sind, ist zu erwarten, dass über kurz oder lang auch ein deutlicher Anstieg an Einzelbuchungen zu erwarten ist, die alle lückenlos protokolliert, auf Anfrage auswert- und lesbar gemacht sowie über einen langen Zeitraum verlustsicher gespeichert werden müssen. Wäre es da nicht vielleicht naheliegend, doch auf ein zukunftsfähiges System mit ausreichend Erweiterungsmöglichkeiten und technischen Kapazitätsreserven umzusteigen?

Und damit kommen wir zu den PC-Kassen-Nutzern. Die Arten dieser Kassen sind mannigfaltig, aber in den meisten Fällen handelt es sich im Grunde genommen um einen PC oder einen Laptop mit einer entsprechenden Kassensoftware. Man spricht bei der hier beschriebenen Art auch häufig auch von sogenannten „offenen Systemen“, da Hard- und Software getrennt voneinander bezogen werden können, wodurch den Erweiterungsmöglichkeiten des bestehenden Systems kaum Grenzen gesetzt sind. Allerdings sind diese Systeme auch anfälliger für Sicherheitslücken, Ausfälle und Datenverluste. Dem gegenüber stehen sogenannte „geschlossene Systeme“ meist mit Touchscreen (vergleichbar mit einer PC-Kasse z.B. im Baumarkt), bei denen alles von

einem Händler bezogen werden muss. Hier ist die Daten- und Ausfallsicherheit deutlich höher, aber eben auch die Kosten.

Die neuen Anforderungen gemäß dem BMF-Schreiben auf einer PC-Kasse umzusetzen, ist in der Regel deutlich einfacher als bei den vorab beschriebenen Registrierkassen. Die PC’s verfügen oft bereits über ausreichend Speicherplatz, außerdem können externe Speichermedien unkompliziert hinzugefügt werden. Die Frage der Hardware wäre also geklärt.

 

Die passende Software

 

Die nächste Hürde wäre dann die Kassensoftware. Ich werde mich an dieser Stelle nicht dazu hinreißen lassen, eine Wertung über verschiedene Systeme am Markt abzugeben. Im Laufe Ihrer Selbständigkeit sind Sie mit Sicherheit selber über zahlreiche gestolpert, die alle ihre Vor- und Nachteile hatten bzw. haben. Viele haben sich auf die Friseur- und Kosmetikbranche spezialisiert. Aber auch Programme, denen diese Spezialisierung fehlt, wie z.B. „WISO mein Büro“ können durchaus für Ihren individuellen Fall richtig sein.

Wie bei allem anderen auch - einem neuen Pkw oder Waren-Depot - ist es auch hier eine Frage Ihrer persönlichen Wünsche und Erwartungen an das System. Und da ist eben auch hier ist nicht immer das teuerste (oder billigste) zwangsläufig auch das Beste. Vielmehr sollten Sie darauf achten, dass der Programmaufbau für Sie einfach und möglichst selbsterklärend ist. Dass die Software regelmäßig aktuelle Updates erhält (im Idealfall bereits im Preis inklusive), damit Ihr System nach rechtlichen und technischen Maßstäben möglichst immer auf dem neusten Stand ist. Des Weiteren ist es wichtig, dass Sie im Bedarfsfall schnell und unkompliziert Hilfe bekommen z.B., wenn sich überraschend Unklarheiten im Umgang mit dem Programm auftun. In meinem Arbeitsalltag habe ich oft genug erlebt, dass sich häufig eine Art innere Ablehnung gegen das Programm an sich entwickelt, wenn solche Unklarheiten erst einmal auf die sprichwörtliche „lange Bank“ geschoben wurden. Zeitaufwendige Folgeprobleme sind dann meist nicht mehr zu vermeiden. 

Bisher klang aber alles irgendwie nach einer Menge Pflicht und Zwang. Dabei gibt es genug erfolgreiche Unternehmen, die auf derartige Programme als perfekte Unterstützung für den eigenen Unternehmensaufbau schwören. Mehr noch: Kaum eine Firma konnte erfolgreich werden, ohne die Vorteile einer solchen Software zu nutzen. Also: Wie können Sie selbst konkret profitieren?

 

Den Nutzen im Blick

 

Lassen Sie uns diese Kassensysteme jetzt einmal nicht als lästige Pflicht betrachten, sondern tatsächlich als unterstützenden Partner und Helfer in Ihrem persönlichen Unternehmeralltag. Denn dann stellen wir plötzlich fest, dass ein gut gewähltes Kassensystem mal eben Dinge so nebenher zu leisten vermag, die bares Geld wert sein können und für uns, als hart arbeitende Dienstleister am Kunden meist unmöglich erscheinen.

Um den vollen Umfang ausschöpfen zu können, müssen Sie allerdings sicherstellen, dass Ihre gewählte Software ein sogenanntes CRM enthält. CRM lautet ausgesprochen „Costumer-Relationchip-Management“ und ist der englische Begriff für Kunden- Beziehungsmanagement, also ein Verwaltungssystem für optimale Kundenpflege.

Im Folgenden habe ich Ihnen nun einmal beispielhaft fünf Vorteile eines gut gewählten Kassenprogramms mit CRM aufgeführt und wie es auch Ihre alltägliche Arbeit erleichtern könnte.

 

1. Alle Kunden und deren Wünsche nur einen Tastenklick entfernt

Stellen Sie sich einmal vor, Sie könnten auf Knopfdruck genau sehen, welche Behandlung Ihre nächste Kundin zu welcher Zeit (Saison) am liebsten hat, wann sie das letzte Mal Ihre Heimpflege gekauft hat und wie viel Geld sie üblicherweise pro Termin bei Ihnen lässt. Im Grunde genommen also Ihre handschriftlichen Notizen in der Karteikarte - nur dass Sie nicht mehr schreiben müssen. Wie das funktioniert?

In einem professionellen Kassensystem mit CRM werden alle Daten Ihrer Kunden (Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, etc.) gespeichert und Käufe dann beim Kassiervorgang direkt der sogenannten History („Kundengeschichte“) zugeordnet. Wenn Sie also einen bestimmten Kunden aufrufen, können Sie seinen gesamten Behandlungsverlauf auf einen Blick mit Datum, Behandlung, Heimpflege und Preis nachvollziehen. Nicht selten wissen Sie da schon mehr, als der Kunde selbst.

Auf diese Weise können Sie aber auch ganz einfach unterschiedliche Kundengruppen zusammenstellen, die zu einer bestimmten Zeit ähnliche Behandlungen und Produkte bevorzugen. Das spart Geld für unnötige Streuwerbung und kann Umsätze in schwachen Monaten sichern.

 

2. Werbemaßnahmen mit nur wenigen Klicks erledigt

Die meisten Systeme dieser Art verfügen über recht einfache Anbindungen zu Schreibprogrammen, wie z.B. WORD. Da die Kundendaten ohnehin bereits in der Datenbank des Systems gespeichert sind, können damit sehr unkompliziert Serienbriefe oder –emails erstellt sowie direkt gedruckt bzw. versendet werden. Damit reduziert sich der Zeitaufwand für solche Kommunikationsmaßnahmen erfahrungsgemäß um Stunden im Vergleich zum klassischen Karteikarten-System, bei dem man häufig jede Adresse einzeln in die jeweilige Vorlage eintragen muss.

 

3. Erinnerungen an Kunden-Geburtstage

Wie toll wäre es, wenn Sie immer rechtzeitig eine Erinnerung bekommen würden, wann welche Kundin oder Kunde Geburtstag hat? Auf diese Weise könnten Sie direkt mit einem kleinen Blumenstrauß beim nächsten Termin aufwarten oder sich mit einer hübschen Glückwunschkarte in Erinnerung bringen. So etwas stärkt die Kundentreue mehr als Sie denken. Und dabei ist das alles andere als Hexenwerk, denn die Kundendatenbank enthält meist neben den Adressdaten auch das Geburtsdatum. Ein kleines Erinnerungsfenster beim morgendlichen Start des Programms steht nicht selten bereits zur Verfügung.

 

4. Volle Kontrolle bei der Warenlagerführung

Wie oft kommt es vor, dass man als Kosmetikerin mitten im Alltagsstress eben doch auf die Empfehlungen der Außendienstmitarbeiter hört und dann plötzlich Ware eingekauft hat, die man gar nicht so einfach loswird?

Das könnte man ganz einfach umgehen, indem man sich anschaut, welche und wie viele Pflegeprodukte in welchem Zeitraum tatsächlich verkauft wurden. Auf diese Weise würden Sie sich immer zu allererst auf die Produkte konzentrieren, die Sie sehr schnell wieder zu Geld machen können. Denn alles andere wäre nur unnötig gebundenes Kapital. Oder nicht? Und für genau solche Planungen sind oftmals bereits enthaltenen Analysen und Berichte der Kassensoftware da.

 

5. Geld- und Zeiterparnis durch detailliertere Zuarbeit von steuerrelevanten Unterlagen

Damit kommen wir zum letzten Punkt dieser Beispiel-Auflistung und schlagen gleichzeitig die Brücke zurück zu den verschärften Anforderungen ab dem 01.01.2017. Je nach Umfang der gewählten Software und deren Einrichtung besteht bei entsprechend sachkundiger Kenntnis sogar die Möglichkeit, die komplette Steuererklärung für das eigene Unternehmen selber zu erstellen. Mindestens jedoch einen so großen Anteil an Zuarbeit zu leisten, dass der Arbeitsaufwand für den Steuerberater merklich verringert wird. Das könnte für Sie z.B. eine neue Verhandlungsbasis für das Steuerberater-Honorar bedeuten. Und das alles gesetzeskonform und zum Großteil automatisch nebenbei, während Sie Ihre Kunden nach der Behandlung abkassieren.

Mein Ziel war es, Ihnen anhand dieser kleinen Beispiele die Möglichkeiten vor Augen zu führen, was ein solches Kassen-, Verwaltungs- und Buchführungssystem für Ihr Unternehmen zu leisten vermag. Und bei vielen erfolgreichen Unternehmen war die Einführung eines solchen Systems bereits einer der ersten Schritte zum Erfolg. Aber ähnlich wie bei Ihren Wellness- oder Anti Aging-Treatments ist es auch hier die tägliche Praxis, die den Meister macht. Und um sicherzustellen, dass Sie auch wirklich dauerhaft mit dem neuen System arbeiten können, empfehle ich Ihnen zu allererst ein Gespräch inklusive Bestandsaufnahme mit Ihrem Steuerberater und anschließend eine gründliche Prüfung unterschiedlicher Systeme.

Und ich möchte Ihnen fast schon garantieren: Wenn Sie einmal die Vorteile eines solchen Kassen- und Verwaltungssystem im eigenen Alltag gespürt haben, werden Sie es sich nie wieder wegdenken können!

 

© Autor: Thomas Pretschner